Reuniones que no valen nada.

Reunión para aquí, reunión para allá... café rapidito por el pasillo y corriendo a la siguiente reunión.

¿Y qué sacas en limpio de tanta reunión? Un cuaderno o agenda emborronado de notas y en el mejor de los casos, algún ligero dolor de cabeza.

¿De verdad que una reunión sirve para algo?

Cada vez que hay un asunto que tratar se convoca una reunión. Esta práctica tan extendida en las organizaciones es, en ocasiones, contraproducente: no se llega a ningún acuerdo, no se toman decisiones o los participantes no aportan su punto de vista. Es decir, se sale de la sala de juntas igual que se ha entrado: sin nada decidido ni concreto. Éstas son algunas claves para que una reunión tenga efecto.

Por experiencia, es recomendable hacer reuniones diarias de media hora cada una, y no extensas reuniones en las que pasado cierto tiempo ya te da igual ocho que ochenta. 

Destacamos cuatro puntos básicos que se exponen en el artículo en cuestión:

1.Agenda previa: hora, lugar y día. Avisar con anticipación para que los asistentes conozcan los temas relevantes que han provocado el encuentro.

2.Definir los objetivos: por qué se convoca la reunión, qué se espera conseguir y con qué acuerdos y responsabilidades saldrá cada participante.

3.Asistentes adecuados: que tomen decisiones, que alcancen acuerdos. Que generen cambios.

4.No se deben mezclar los temas estratégicos con la discusión de asuntos operativos del día a día.

5.Escribir lo acordado para evitar malentendidos y enviar el documento a cada participante.

Y es que va a ser que igual que hay Promesas Que no valen nada, también hay reuniones que no valen nada...

Y tú, ¿cómo afrontas las reuniones en tu día a día? ¿Las consideras una perdida de tiempo o realmente le sacas partido?

Con L de #Liderazgo: Ladrones del tiempo.

Jueves, se nos está haciendo largo este mes de julio, y eso que todavía estamos a día 12... son ya muchas los temas que llevamos a nuestras espaldas este año, muchas las entradas, muchos los eventos a los que hemos asistidos, así que creo que este verano en agosto nos tomaremos unas vacaciones: yo del blog, y vosotros de mí.

Pero mientras llega ese día, seguimos dando caña, hoy jueves el tema es como de costumbre el de liderazgo, y muy relacionado, el tema de las reuniones y la cantidad ingente de tiempo que perdemos en ellas. La excusa nos la da el siguiente artículo en el diario Expansión.com: 

Siete tipos de reuniones con las que no perderás el tiempo

Junto con los correos electrónicos innecesarios o las llamadas inútiles, las reuniones son uno de los grandes culpables de la pérdida de tiempo en horas de oficina. Aunque no existen fórmulas mágicas que solucionen el problema de la eficacia y la productividad en esta clase de juntas, hay quien sugiere algunas modalidades que pueden ayudar a combatir a los ladrones del tiempo de los demás.

Todos nos hemos visto envueltos en la vorágine del día a día, corriendo de una reunión a otra sin terminar de sacar nada en claro de las mismas, bueno, yo desgraciadamente cada vez menos, cualquier tiempo pasado fue mejor, pero todavía me acuerdo de la sensación de pérdida de tiempo que te embargaba después.

En el artículo en cuestión nos citan algunas alternativas que pueden ayudar a disminuir las probabilidades de pérdida de horas y resultan una ayuda para combatir a los compañeros, jefes y colegas que se convierten en ladrones del tiempo de los demás. 

Facilitación de grupos: Esta dinámica impulsa la participación activa de todos los miembros. Se habilitan diferentes espacios donde los colaboradores pueden trabajar en equipo, a través de esta dinámica se pueden alcanzar sinergias. El coordinador es un integrante más del grupo que permanece neutral ante las diferentes perspectivas expuestas por los integrantes, aunque puede proponer procedimientos que sean justos, abiertos e incluyentes para que fluyan las ideas. 

Muy en la línea de los diferentes talleres que se llevaron a cabo durante las II Jornadas de Vídeos y Salud.

«El café mundial»: Los participantes se dividen en mesas y se organizan tres rondas progresivas de conversación de 20 ó 30 minutos cada una. Los subgrupos iniciales charlan sobre los temas más importantes para el trabajo y se les anima a que escriban y garabateen sus ideas. Cuando finaliza el primer tiempo, uno de los ocupantes de cada mesa se queda como anfitrión y los demás emigran a las restantes para exportar las conclusiones clave alcanzadas. Al ir cambiando de mesas de una ronda de conversación a otra, las ideas se entrelazan y conectan. Finalmente, cuando los miembros regresan a sus puntos de partida, elaboran y comunican una síntesis de lo descubierto. 

Tuve la suerte de participar en un encuentro de este tipo hace unos años en Pamplona, durante la celebración del Agora Talentia, y la verdad es que quedé gratamente sorprendido de este formato.

El reloj de teleconferencia: Es muy útil para mantener el sentido de permanencia y participación durante una conferencia telefónica o por Skype. Se asigna a cada participante un lugar en el reloj y así se garantiza que todos tengan oportunidad de hablar. 

Como siempre, me quedo con las que más me han llamado la atención, pero si os habéis quedado con ganas de más, recomiendo leer el artículo en cuestión.

Shakira – Dónde Están Los Ladrones:

¿Algún truco que quieras compartir con nosotros para evitar a estos ladrones de tiempo?

Tweet