Reuniones que no valen nada.

Reunión para aquí, reunión para allá... café rapidito por el pasillo y corriendo a la siguiente reunión.

¿Y qué sacas en limpio de tanta reunión? Un cuaderno o agenda emborronado de notas y en el mejor de los casos, algún ligero dolor de cabeza.

¿De verdad que una reunión sirve para algo?

Cada vez que hay un asunto que tratar se convoca una reunión. Esta práctica tan extendida en las organizaciones es, en ocasiones, contraproducente: no se llega a ningún acuerdo, no se toman decisiones o los participantes no aportan su punto de vista. Es decir, se sale de la sala de juntas igual que se ha entrado: sin nada decidido ni concreto. Éstas son algunas claves para que una reunión tenga efecto.

Por experiencia, es recomendable hacer reuniones diarias de media hora cada una, y no extensas reuniones en las que pasado cierto tiempo ya te da igual ocho que ochenta. 

Destacamos cuatro puntos básicos que se exponen en el artículo en cuestión:

1.Agenda previa: hora, lugar y día. Avisar con anticipación para que los asistentes conozcan los temas relevantes que han provocado el encuentro.

2.Definir los objetivos: por qué se convoca la reunión, qué se espera conseguir y con qué acuerdos y responsabilidades saldrá cada participante.

3.Asistentes adecuados: que tomen decisiones, que alcancen acuerdos. Que generen cambios.

4.No se deben mezclar los temas estratégicos con la discusión de asuntos operativos del día a día.

5.Escribir lo acordado para evitar malentendidos y enviar el documento a cada participante.

Y es que va a ser que igual que hay Promesas Que no valen nada, también hay reuniones que no valen nada...

Y tú, ¿cómo afrontas las reuniones en tu día a día? ¿Las consideras una perdida de tiempo o realmente le sacas partido?